Tous les responsables d’entreprises sont confrontés une fois à la migration de leur solution informatique, ERP ou logiciel de gestion.
Une fois les offres des prestataires réunies, présentées et analysées, le comité de projet de changement d’application est plein d’espoir à la lecture de toutes ces promesses.
Toutefois, un tel projet peut rapidement prendre des allures de défit pour l’entrepreneur et son équipe de projet. Pire encore, un échec dans ces opérations de migration de logiciels peut :
- décourager des collaborateurs de longue date qui seront alors tenté de quitter
- menacer le fonctionnement de l’entreprise qui peut perdre ses repères
- provoquer des discontinuités dans les traitements
- provoquer des surcharges de travail au sein de l’entreprise qui n’étaient pas prévue
- générer des charges indirectes supplémentaires à celles devisées par le mécanisme des heures supplémentaires
Non seulement la migration d’application n’est pas le métier de chef d’entreprise mais en plus la part de travail laissée à la charge de son entreprise n’est clairement pas visible dans le projet et dans les offres établies par les prestataires.
En quelques points, comment changer de solution sans prendre le risque de perdre le contrôle de votre entreprise ?
Migration de base de données VS migration d’ERP, que choisir ?
(I) « = idéal » Migration d’ERP avec migration des données :
Ce changement de solution consiste à installer un nouvel ERP et à transférer les données de votre entreprise.
Points clés
Le transfert des données (Travaux de votre prestataire)
- Une planification faite avec soin avec votre prestataire doit établir quelles sont les données qui doivent être transmises automatiquement de votre ancien système dans vos nouveaux programmes.
- Des solutions peuvent parfois être élaborées pour permettre la consultation des anciennes données.
- Dans un idéal absolu, votre prestataire se charge d’assurer la bonne exécution du transfert de données sans qu’aucune surcharge de travail ne soit nécessaire au sein de votre entreprise.
- Vous définissez clairement si vous ou votre prestataire est responsable des contrôles et de la cohésion des données transmises. Idéalement, c’est votre prestataire car cette une tâche difficile à assumer pour une entreprise et ces utilisateurs.
- Un contrôle de la cohésion des données et une garantie du résultat d’entreprise est demandées au prestataire en charge de la migration des données.
Les tâches principales qui donnent le rythme à l’agenda de votre projet (Agenda)
- Le travail sur les nouveaux logiciels est en général rapidement possible dès que les données de bases ont été migrées (Adresses, fournisseurs, employés, chantiers)
- Une date de délimitation claire du changement de système vous permettra de vous assurer que les résultats d’entreprise ou du groupe d’entreprise ne sont pas en danger.
- Un agenda des résultats à produire, Reporting, Prix de revient de chantiers, bouclements intermédiaires, décomptes et TVA est élaboré et fourni au prestataire afin que les garanties sur le respect de ces échéances soient données.
Le travail supplémentaire que vous devez assurer (Vos travaux)
- La formation des responsables de domaines doit être assumée par vos collaborateurs au fur et à mesure de la progression du projet ou avant la mise en service du projet migré.
- Contrôles financiers, pointages dans les données et consultation des historiques.
- Prise en main des nouveaux outils informatiques de votre groupe.
- Test de plausibilités des résultats cumulés (chantiers sur plusieurs années p.ex.)
(P) « = possible » Migration d’ERP sans migration des données :
La différence essentielle de ce point par rapport au précédent réside dans le fait que les points 1 à 5 sont entièrement à votre charge et s’ajoutent aux points 9. a 12.
Danger de ce point
- Ce cas est fortement déconseillé si l’arrivée de nouveaux collaborateurs est prévue.
- Les utilisateurs qui connaissent l’ancien système et les nouveaux doivent avoir de bons nerfs et être disponibles en temps et en engagement personnel
- L’engagement de ressources supplémentaires temporaires pour saisir des données est en général un échec pour la qualité des données saisies par ces aides.
(D) « comme déconseillé » Migration de base de données uniquement:
Le pire choix pour changer de solution informatique ou évoluer vers une nouvelle solution est celui qui consiste à migrer la base de données uniquement sans évoluer du côté du logiciel.
Si le logiciel n’est pas réécrit les apports d’une nouvelle base de données ne peuvent pas se ressentir à l’utilisation de l’application. Ce cas, déjà rencontré pour une application bien connue du marché de la construction qui est passée de Easy à PRO, a par exemple trainé après cette migration des défauts pendants des années et les traines toujours aujourd’hui sans compter les pertes de données occasionnées par cette migration.
L’essentiel des améliorations n’à pas profité aux utilisateurs alors que le prestataire lui, à générer du business et les utilisateurs ont eu une surcharge de travail suite à cette opération.
Ce qui est un avantage pour votre prestataire (en business et en réduction des coûts de maintenances) devient le plus mauvais choix pour votre entreprise. On est bien loin de la solution Winn Winn !
Les raisons qui font de ce point un mauvais choix sont d’ordre technique et plus difficile à décrire dans cette publication mais je vais tout de même tenter d’esquisser une réponse.
Le prestataire qui vous propose cette option à, faute d’investissements, « oublié de faire évoluer » sa solution ERP logicielle vers les nouvelles technologies et tente un « rattrapage » en changeant de base de données. Cette opération est rentable pour lui car son coût n’excède que rarement le 10 % de celui nécessaire à créer une nouvelle solution et va em même temps permettre de générer du chiffre d’affaires.
La méthode du « sparadrap » !
Certains prestataires proposent une migration de la base de données afin de résoudre des problèmes de vétusté ou de performance des traitements utilisateurs ou des interrogations de données. En fait l’observation d’améliorations est rare et facilement explicable.
Le handicap au niveau du résultat réside en l’impossibilité d’utiliser les vrais avantages et nouveautés techniques qu’offre la nouvelle base de données, sans disposer en même temps, des nouveaux logiciels « réécrits » permettant de l’exploiter.
Un prestataire qui propose cette opération tente un sauvetage de dernière minute de son ERP sans pour autant s’engager à fournir un nouveau programme, bien plus couteux, pour l’exploitation quotidienne des utilisateurs.
Les risques pour le prestataire sont faibles et ceux pour votre entreprise sont importants :
Notamment, les points
- à 5) ci-dessus doivent être pris en charge par votre prestataire et en aucun cas par votre entreprise (même pas partiellement car vous ne disposez pas de moyens de contrôles requis aux points 4) et 5))
- à 8) seront les points le plus exposés aux dangers pour des raisons techniques de nouveau.
Une migration est une opération qui est techniquement complexe et qui reste à 100 % technique ! Si une partie de la migration échoue (migration asynchrone) votre entreprise court le risque d’avoir une discontinuité des données ce qui est très dommageable pour produire et garantir le résultat financier et analytique de votre entreprise ou groupe d’entreprise.
Les difficultés sont principalement des paramètres techniques d’incompatibilités dans des formats de données, des dates, des valeurs ou des indexes mal choisis. Vous ne pourrez rien pour ces difficultés et donc votre participation n’apportera rien.
Si ces défauts techniques ne sont pas constatés immédiatement, il y a alors risque de discontinuité des données. Cette situation est très difficile voir impossible à récupérer et peut compromettre toute la gestion de votre société de manière identique à une perte de donnée.
Un tel cas à un effet très négatif sur le moral de vos collaborateurs qui devront faire face à de grosses difficultés pour produire les résultats. Ce point ne doit pas non plus être négligé !
Pour le prix, une telle migration d’ordre strictement technique ne devrait pas excéder ce qu’elle vaut ! Le 10 % de la valeur de votre ERP si vous l’achetiez aujourd’hui…
J’espère que cette information vous permettra de faire les bons choix pour votre entreprise
Si vous souhaitez être conseillé dans ce domaine, vous pouvez me contacter.
Groupe-GemA SA
P. Herzog
CEO
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